Az úgynevezett MPS-technológia (managed print services, azaz irányított nyomtatási szolgáltatások) alapját a gépek proaktív kezelése és automatizált ellenőrzése adja, ezt a típusú megoldást jelenleg is sok helyen használják. A gyártók között ugyanakkor még nincsenek egységes szabványok, így az MPS-szolgáltatók kénytelenek kombinálni az egymástól eltérő eszközöket, vagy pedig olyan speciális megoldást kell találniuk, amely képes nyomon követni és ellenőrizni a különféle eszközflották használatára és állapotára vonatkozó adatokat.
A helyzeten vélhetően nagyban javíthatnának az olyan érzékelők, amelyek típustól függetlenül minden nyomtató esetén használhatók lennének. A legtöbb készülék hardvere mára már kapcsolódik valamilyen felhőalapú szolgáltatáshoz, ami jobb dokumentumfeldolgozást tesz lehetővé, a megfelelő hálózati technológia és szenzorok segítségével pedig a vállalkozások valós idejű információkhoz juthatnának a kritikusnak számító adatok tekintetében.
Ezzel elkerülhetők lennének a sokszor felesleges, „rutin” karbantartási munkálatok, hiszen távoli ellenőrzéssel és elemzéssel minden probléma azonosítható lenne még azelőtt, hogy a hibák negatívan érintenék az üzletmenetet. Ezzel párhuzamosan pedig csökkenne az eszközök leállási ideje is, mivel bizonyos javításokat pedig távolról is el lehetne végezni, így a szakemberek is hatékonyabban oszthatnák be munkaidejüket.
Továbbá a valós idejű adatokra alapozva az energiahatékonyság is növelhető, és környezetkímélőbb megoldások születhetnének. Például távolról is kímélő üzemmódba lehetne kapcsolni a gépeket, vagy akár teljesen le is lehetne kapcsolni azokat, amikor éppen nincs szükség a használatukra.
